Informacja dla Sygnalistów – Zgłoszenia zewnętrzne

25 września 2024 r. weszła w życie ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów implementująca Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia
23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. 25 grudnia 2024 r. wchodzą w życie przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych.

Jeśli posiadasz informację odnośnie naruszenia prawa, możesz je zgłosić!

1. Przedmiot zgłoszenia

Zgłoszenie zewnętrzne powinno dotyczyć naruszenia prawa, rozumianego jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1)     korupcji;

2)     zamówień publicznych;

3)     usług, produktów i rynków finansowych;

4)     przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5)     bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6)     bezpieczeństwa transportu;

7)     ochrony środowiska;

8)     ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9)     bezpieczeństwa żywności i pasz;

10)   zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11)   zdrowia publicznego;

12)   ochrony konsumentów;

13)   ochrony prywatności i danych osobowych;

14)   bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15)   interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16)   rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji
i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17)   konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1 – 16.

 

2. Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać wyłącznie przez przeznaczone do tego, bezpieczne
   i zapewniające poufność kanały:

1) elektronicznie na adres e-mail: sygnalista@zdzit.olsztyn.eu

2) w formie papierowej w zaklejonej kopercie w sposób uniemożlwiający odczytanie treści na adres pocztowy: Zarząd Dróg, Zieleni i Transportu w Olsztynie, ul. Knosały 3/5b, 10- 015 Olsztyn,
z wyraźnym dopiskiem „Sygnalista zewnętrzny – nie otwierać”,

3) telefonicznie (rozmowy nie są nagrywane) pod nr 89 544 31 18, w godz. w poniedziałki i czwartki
w godz. 11:30- 14:30, we wtorki, środy i piątki w godz. 7:30-10:30.

4) osobiście w czasie bezpośredniego spotkania z upoważnionym pracownikiem, zorganizowanego
w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Wniosek o zorganizowanie spotkania należy złożyć elektronicznie, pisemnie lub telefonicznie w sposób wskazany powyżej.

 

3. Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r.
o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

4. Etapy trybu postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego:

• wstępna weryfikacja zgłoszenia zewnętrznego polegająca na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa
  w dziedzinie należącej do zakresu działania Zarządu Dróg, Zieleni i Transportu w Olsztynie,
  a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;
• rozpatrzenie zgłoszenia zewnętrznego – w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Zarządu Dróg, Zieleni i Transportu w Olsztynie;
• przekazanie zgłoszenia zewnętrznego niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu- oraz informuje o tym sygnalistę;
• podjęcie działań następczych z zachowaniem należytej staranności. Zarządu Dróg, Zieleni
  i Transportu w Olsztynie może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu;
• przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej.

 

5. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji;

Informacja zwrotna zostanie przekazana w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych informacja zwrotna zostanie przekazana
w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w zdaniu wcześniejszym. Informacja zwrotna będzie zawierała informacje na temat planowanych lub podjętych działaniach następczych.

Organ publiczny informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

 

6. Zasady poufności:

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

1)  uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;

2)  zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

 

7. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w procesie zgłaszania naruszeń prawa w zakresie dotyczącym sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej.

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej RODO) informujemy, że:

• Administratorem danych osobowych jest Zarząd Dróg, Zieleni i Transportu w Olsztynie,
  Knosały 3/5B, 10-015 Olsztyn.
• W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych – email: iod@zdzit.olsztyn.eu.
• Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu obsługi zgłoszonych przez sygnalistów naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
• Po otrzymaniu zgłoszenia dane osobowe przetwarzane są w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
• Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f RODO nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
• Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g RODO w zakresie przekazania informacji
  o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.
• Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
• Dane osobowe są usuwane, a dokumenty związane ze zgłoszeniem niszczone po upływie okresu przechowywania.
• pkt 8 nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych albo sądowoadministracyjnych.
• Państwa dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
• Państwa szczególne dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 9 ust. 2 lit. g RODO – przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego.
• Państwa dane osobowe przetwarzane będą na podstawie Państwa zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda wyrażona poprzez zgłoszenie oraz zgoda na ujawnienie tożsamości.
• Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
• Państwa dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom uprawnionym do żądania danych, co musi wynikać z obowiązujących przepisów prawa lub podmiotom realizującym zadania na rzecz administratora danych osobowych, takim jak operator pocztowy – Poczta Polska.
• Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia w przypadkach przewidzianych przepisami prawa, ograniczenia przetwarzania, oraz wycofania zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność
  z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
• Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
• Podanie Państwa danych osobowych jest dobrowolne, lecz niepodanie skutkuje pozostawieniem sprawy bez rozpoznania.

 

8. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

Przez działania następcze rozumie się działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych
i podejmowania działań następczych.

 

9. Środki ochrony prawnej i ochrona przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.

 

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania lub prawo do zadośćuczynienia. Informacje na temat procedury  zgłoszeń zewnętrznych można uzyskać poprzez kontakt kanałami wskazanymi w pkt 2.

 

Zgodnie z treścią art. 4¹ ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz.U.2024.1534 t.j.)
nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie przysługują osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Pomoc można uzyskać w punktach nieodpłatnej pomocy prawnej, poradnictwa obywatelskiego
i mediacji.

 

10. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę
z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa,
w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r.
o ochronie sygnalistów.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w zdaniu powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

 

11. Zachęcamy do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego,
    a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

 

12. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:

Rzecznik Praw Obywatelskich

1. Solidarności 77

00-090 Warszawa

Strona BIP

https://bip.brpo.gov.pl/

Procedura dokonywania zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

Formularz zgłoszenia naruszenia prawa